167. номенклатура дел создается в целях правильного формирования дел и систематического хранения документов особой важности, особо секретных, секретных и несекретных документов и их оперативного восстановления.
168. номенклатура дел является основным документом реестра дел за год и служит основой для последующих реестров, ведущихся в сводном реестре. Номенклатурой дел является номер дела за год. Кроме того, номенклатура дел является классификационным списком, используемым для построения системы восстановления информации.
169. номенклатура дел составляется на основе изучения состава документов, их содержания и изучения их структурных подразделений, образовавшихся в процессе деятельности по внутренней проблеме.
170.При составлении номенклатурной номенклатуры необходимо учитывать положения об органах внутренних дел, их структурных подразделениях, штатные расписания, планы и отчеты о работе, инструкции на период обслуживания. Номенклатура дел предыдущего года.
171. В каждом органе внутренних дел формируется сводная номенклатура дел. В зависимости от объема циркулирующей документации и места ее разработки могут возникать различные номенклатуры в связи с наличием структурных подразделений с самостоятельным ведением дел.
172. Номенклатура на очередной календарный год формируется Министерством бюрократии и администрации в четвертом квартале года совместно с кураторами (начальниками) других структурных подразделений. Затем она утверждается начальником (руководителем) органа внутренних дел, бюрократического отдела управления специальных фондов и вступает в силу с 1 января следующего календарного года.
173. номенклатура дел заносится в учетную (карточную) карточку подготовленного отказного документа (приложения 39, 40), а его исполнение в течение года проводится руководителем.
174. заверенная копия утвержденной номенклатуры дел представляется в Министерство специальных фондов для проверки обогащения дел.
Выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел предоставляются структурным подразделениям ОВД для использования в работе.
175. номенклатура дел подразделяется на разделы, расположенные в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) ОВД. Названиями разделов номенклатуры являются наименования структурных подразделений или их действующих отделов. В рамках каждого раздела дела изымаются последовательно в зависимости от важности документа, срока его хранения и степени секретности.
В случае большого количества дел они могут быть отнесены к указателям, состоящим из наименования структурного подразделения (сектора деятельности) и порядкового номера дела.
176. дела, предусмотренные номенклатурой дел, хранятся в архиве по следующим основным признакам
Предмет или тема (документы группируются по содержащейся в них информации, в зависимости от дела),
тип документа (например, приказ, отчет, протокол)
Получатель (документы, относящиеся к переписке с одной или несколькими организациями, группируются в папки).
177. Заголовок дела состоит из следующих элементов, расположенных в следующем порядке
Наименование вида дела или вида документа,
наименование органа внутренних дел или его структурного подразделения (редактора документа),
наименование Главного управления (организации), которому адресован документ или от которого он получен (получатель или корреспондент документа),
Краткое изложение содержания документа в материалах дела,
наименование места (территории), где находится содержащийся в деле документ
дата (период времени), когда упоминается документ дела, — указывает на то, что документ дела является копией.
Состав заголовка определяется характером документации, находящейся в материалах дела. Сведения, составляющие государственную тайну, в заголовок дела не включаются.
178. Термин «документ» используется как частный случай вида заголовка дела, содержащего документы одной тематики, при этом основной вид документа, сгруппированного в деле, относится к последней скобке заголовка. Термин «документ» также используется в заголовках дел, содержащих приложения к документу.
179. заголовки дел, предназначенные для группировки документов одного вида, сообщают об этом виде документа во множественном числе.
180. номенклатурные заголовки конвертов, содержащие сообщения о переписке, с кем ведет переписку субъект.
Название Министерства внутренних дел (организации) как автора документа должно быть кратко упомянуто.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, но указывается их общее имя. Если папка содержит переписку с разными организациями, корреспондент не указывается. Конкретный корреспондент указывается в заголовке дела, если переписка касается только этого корреспондента.
181. В заголовке номенклатурной папки, содержащей проектный или отчетный документ, указывается период, за который был создан план (отчет).
182. в номенклатурную папку включаются также документы, содержащие временные действующие органы (комитеты, советы и т.п.), незавершенные дела за предыдущий год (переходные дела) и документы, поступившие в другие внутренние органы, с которыми организация продолжает работать. Помимо дел, номенклатура дел включает в себя журналы-руководства и карточки.
Переходящие дела учитываются в номенклатуре дел следующего года по порядковым номерам номенклатуры дел текущего года.
После введения новой номенклатуры прошлогодняя номенклатура отмечается как «переходная, ведущаяся из года в год», что является перерегистрацией переходных дел.
183. Дополнительные тома дел и новый реестр новых журналов и архивов заносятся в номенклатуру дел при их создании с указанием фамилии сотрудника, ответственного за ведение. В номенклатуру заносятся дата завершения дела (объем дела), количество дел и любая другая необходимая информация. Если в течение календарного года требуются новые дела, они добавляются в номенклатуру дел, для чего в каждой части номенклатуры дел отводится резервный номер.
184. изменения в номенклатуру дел вносятся в установленном порядке на основании разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел при представлении начальника структурного подразделения управления внутренних дел.
185. срок хранения папки определяется в соответствии с перечнем документов, определяющим срок хранения* (46).
186. не включаются в номенклатуру дела отдельных долгосрочных документов, оперативные учеты и надзорные дела.
187. по окончании одного года ведения дела в конце номенклатуры дел отдельно записывается срок постоянного и временного хранения, а также количество дел и количество дел, переданных в следующем году. Подпись начальника (руководителя) папки Министерства и ответственность за соблюдение режима или номенклатуры дел. Окончательные данные перечисляются в компетентном подразделении специальных фондов.
188. Если в течение года дело по каким-либо причинам не было заведено, создается запись в папке номенклатуры «Памятка» — «Дела не заведены».
189. после ежегодной проверки наличия документов номенклатура дела приобщается к номенклатурному делу.
190. вновь созданные структурные подразделения обязаны в месячный срок создать номенклатуру дел и утвердить ее в установленном порядке. < pan> 187. по окончании одного папочного года, при завершении номенклатуры дел, количество дел и объем дел и сроки постоянного и временного хранения, а также дела, переданные на следующий год, подтверждаются подписью (руководителя) административного отдела папки министерства и подписью (руководителя) структуры, ответственного за соблюдение номенклатуры дел. Убедительные данные перечисляются в компетентное подразделение специальных фондов.